Vom Flohmarkt-Chaos zur eigenen Vereins-App

Zur Einordnung: Die Vorgehensweise stammt aus einer echten Web-App, die ich selbst mit KI entwickelt habe. Weil deren Abläufe für Außenstehende schwer verständlich sind, erzähle ich sie hier vereinfacht am Beispiel eines Vereinsflohmarkts. Die Lernschritte, auch die Geschichte mit dem PIN, stammen aus dem echten Projekt.

Die Ausgangslage
Ein Bekannter organisiert für seinen Verein jeden Monat einen Flohmarkt. Und jeden Monat das gleiche Durcheinander: Standanfragen kommen per Messenger, per E-Mail oder im Vorbeigehen. Helfer melden sich in verschiedenen Gruppen. Alles muss von Hand in Listen übertragen werden, und trotzdem weiß kurz vor dem Termin niemand genau, wer einen Stand hat, wer einen Tisch braucht und wer noch nicht geantwortet hat.

Fertige Vereinssoftware gibt es viele. Aber jede passte nur zum Teil: Bei der einen fehlte die Helferplanung, die andere hatte ein kompliziertes Bezahlsystem, das niemand brauchte.

Der erste Schritt: das Problem beschreiben, nicht die Technik
Statt mit „Ich will eine App programmieren“ begann alles mit einer Beschreibung des nervigen Ablaufs. Die erste Frage an die KI lautete sinngemäß:

„Ich brauche ein einfaches Reservierungssystem für unseren monatlichen Vereinsflohmarkt. Mir gefällt das Prinzip klassischer Buchungssysteme, ich brauche aber zusätzlich eine Helferabfrage und einen internen Bereich für Standbetreiber. Ein komplexes Bezahlsystem brauche ich nicht. Wie könnte eine schlanke Lösung aussehen?“

Die KI schlug vor, mit einer einfachen Web-App zu beginnen: kein App-Store, ein Link reicht. Und sie stellte Rückfragen, die man selbst leicht übersieht: Welche Daten müssen gespeichert werden und welche besser nicht? Was ist öffentlich, was intern? Reicht vielleicht schon ein Formular mit einer Tabelle?

Klein anfangen
Die erste Version konnte genau eine Sache: Standanfragen annehmen. Name, Kontakt, gewünschter Termin, Standgröße, eigener Tisch oder Vereinstisch. Der Organisator sah auf einen Blick, wie viele Anfragen offen, bestätigt oder abgelehnt waren und wie viele Tische gebraucht werden.

Erst als diese Version zuverlässig lief, kam die nächste Funktion dazu: die Helferplanung für Aufbau, Kasse, Einlass und Abbau. Danach ein interner Bereich für Standbetreiber, später gezielte Erinnerungen und eine Auswertung über mehrere Flohmärkte hinweg. Jede Stufe wurde getestet, bevor die nächste begann, und jede bekam eine eigene Versionsnummer. So war immer klar, welcher Stand funktioniert hat.

Die erste Lösung ist nicht immer die beste
Beim echten Projekt, aus dem dieses Beispiel stammt, zeigte sich das an der Anmeldung. Zuerst bekamen alle neuen Benutzer denselben Start-PIN. Das funktionierte, war aber unsicher. Also wurden daraus individuelle Einmal-PINs. Auch das funktionierte, hatte aber einen Haken: Ein Administrator konnte sich über die Reset-Funktion versehentlich selbst aussperren. Erst im gemeinsamen Nachdenken mit der KI kam die Frage auf, ob es diesen Weg überhaupt braucht. Die Antwort war nein: Heute ändert jeder seinen PIN über eine eigene Funktion, und der Reset gilt nur für andere. Die beste Lösung entstand nicht beim ersten Versuch, sondern durch Testen, Rückfragen und Hinterfragen.

Was hier den Unterschied gemacht hat
Methode: mit dem Problem beginnen, nicht mit der Technik; die erste Version bewusst klein halten; eine Funktion nach der anderen bauen und testen
Prinzipien: ① Ziel klären · ③ In mehreren Schritten arbeiten · ④ KI als Sparringspartner nutzen
Übertragbar auf: Helferplanung, Raum- und Gerätebuchung, Kursanmeldungen, Materialverwaltung, Schichtpläne, kleine Abläufe im eigenen Betrieb

Fragen, die du der KI stellen kannst

• „Wie würdest du meinen Ablauf sinnvoll digital strukturieren?“
• „Welche Funktionen brauche ich wirklich, und was wäre für die erste Version überflüssig?“
• „Brauche ich überhaupt eine eigene App, oder reicht ein Formular mit Tabelle?“
• „Ist das wirklich die einfachste Lösung? Welche Alternative gibt es?“
• „Wo könnten später Probleme entstehen?“

Tippbox
Nicht jedes Problem braucht eine selbst programmierte App. Oft reicht ein Formular mit einer Tabelle, manchmal ein Baukasten ohne Programmierung. Lass dir von der KI erklären, welcher Weg zu deinem Problem passt. Für alles, was geschäftskritisch oder sicherheitsrelevant ist, bleiben Fachleute die richtige Wahl.

Die entscheidende Frage lautet nicht „Kann ich programmieren?“, sondern: Welcher Ablauf funktioniert bei mir heute unnötig kompliziert?

Die Kurzfassung dieser Geschichte steht im Buch im Kapitel „Ideen & unternehmerische Entscheidungen“. Weitere Beispiele findest du unter Wissen & Praxis.